Plateforme de la jeunesse
et de la societe civile
en Algérie

Bienvenu(e)s à la plateforme associative et participative Irada. Des espaces interactifs sont à votre disposition pour favoriser les discutions, partager des contenus et être informé des activités et des opportunités destinées aux acteurs de la société civile

Devenir membre

UNICEF recrute Associé Administratif & Approvisionnement


IRADA 19.08.2021 1537


Contexte de la mission 

L'associé à l'approvisionnement et à la logistique effectue un travail hautement qualifié sur les chaînes d'approvisionnement de l'UNICEF et gère les cas les plus complexes et les demandes des clients, ce qui nécessite fréquemment l'évaluation des situations difficiles et l'adaptation des procédures et des processus pour résoudre de tels cas. Il s'agit du niveau GS supérieur pour les travaux spécialisés dans la chaîne d'approvisionnement et nécessite des connaissances spécialisées avancées acquises grâce à une formation et à une expérience formelles.

La fonction est caractérisée comme hautement indépendante et offre aux associés la possibilité de diriger et d'assumer la responsabilité de la gestion de la chaîne d'approvisionnement de bout en bout du début à la fin du processus et de contribuer à la conception et au développement de services de chaîne d'approvisionnement et de mécanismes de livraison améliorés.

Fonctions clés, responsabilités et tâches/tâches connexes
Prestation de services de la chaîne d'approvisionnement et planification de la réponse :

  • En consultation avec le superviseur, fournir une contribution à la planification d'action du programme de pays et donner des conseils sur les besoins en approvisionnement pour le plan d'opérations et les plans de travail annuels. Participer à la prévision, à la planification, à la mise en œuvre, au suivi et à l'évaluation des opérations de la chaîne d'approvisionnement, y compris l'établissement d'indicateurs de performance et l'évaluation de l'adéquation aux objectifs des produits et services.
  • Soutenir les activités de préparation et d'intervention d'urgence en matière d'approvisionnement, y compris l'établissement d'accords à long terme (LTA), l'évaluation de la capacité logistique et la mise à jour du plan d'urgence, et le prépositionnement du stock.
  • Passation de marchés/contrats :
  • Fournir des commentaires et des conseils sur le plan d'approvisionnement annuel. Effectuer l'examen et l'analyse des données pour la gestion des catégories et l'élaboration de stratégies d'approvisionnement. Mener des études de marché dans des domaines pertinents pour l'UNICEF et des conseils sur les meilleures approches pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix et des achats durables. Soutenir l'innovation des produits et les initiatives de mise en forme du marché pour des catégories spécifiques de fournitures et de services.
  • Assurer la liaison avec les clients dans la planification des initiatives d'approvisionnement et de passation de marchés, en soutenant l'élaboration de spécifications, de termes de référence, d'arrangements logistiques et de calendriers appropriés. Tenir compte des opportunités pour renforcer la durabilité des chaînes d'approvisionnement.
  • Assurer l'établissement d'accords à long terme (LTA) et agir sur les demandes d'approvisionnement spécifiques selon les besoins. Préparer et traiter les demandes de devis (RFQ), les invitations à soumissionner (ITB) et les demandes de propositions (RFP), à la demande du superviseur. Organiser les ouvertures d'offres et effectuer l'analyse technique et financière des offres selon les besoins. Mener des clarifications et des négociations avec les fournisseurs. Maintenir le plus haut niveau d'intégrité, de normes éthiques et de responsabilité dans l'achat de biens, la passation de marchés de services et les travaux de construction.
  • Préparer les demandes d'attribution, y compris les soumissions au comité d'examen des contrats. Préparer les bons de commande et les contrats dans SAP (ERP - système de planification des ressources d'entreprise) et les soumettre aux approbations pertinentes, en veillant à l'exhaustivité de la documentation dans les systèmes de l'UNICEF.
  • Tenir les parties prenantes/partenaires informés des progrès. Assurer la liaison avec les fournisseurs, assurer un suivi rapide des calendriers de livraison Mettre en œuvre des pratiques de gestion des fournisseurs appropriées, par exemple des évaluations de la performance des approvisionnements.
  • Assurer le classement approprié des dossiers d'approvisionnement et tenir des dossiers à jour pour référence future, y compris pour l'audit.

Logistique dans le pays :

  • Fournir une contribution logistique au plan d'approvisionnement, y compris des conseils sur les contraintes d'infrastructure (par exemple, dédouanement, capacité portuaire, options de transport et capacité d'entreposage) et différents mécanismes de livraison. Donner des conseils sur les exigences budgétaires pour diverses modalités de livraison et assurer l'établissement du budget avec les clients.
  • Assurer la liaison avec les collègues d'approvisionnement ainsi qu'avec les clients et en utilisant des tableaux de bord d'approvisionnement pour assurer le suivi du pipeline et la mise en place d'une capacité logistique appropriée. Surveiller les progrès des achats offshore et/ou régionaux et prendre des mesures pour assurer le dédouanement en temps opportun des fournitures entrant dans le pays. Effectuer des recherches, collecter des données et effectuer des analyses, produire des rapports et assurer l'exactitude des informations dans les systèmes d'entreprise pour permettre une prise de décision éclairée.
  • Fournir un soutien spécialisé dans le domaine de la logistique, en suivant les processus standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la livraison efficace des fournitures du programme. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
  • Identifier les besoins de sous-traitance de services logistiques tiers (par exemple, dédouanement, entreposage, transport, distribution) et gérer la sous-traitance de ces prestataires de services, y compris l'établissement d'indicateurs de performance clés et de mécanismes de suivi des performances.
  • Gérer le traitement de la documentation pour l'exécution des opérations logistiques (par exemple, dédouanement, vérification des factures) et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels, en faisant remonter les problèmes complexes au superviseur.

Entreposage et gestion des stocks :

  • Gérer les installations et les opérations d'entrepôt de l'UNICEF conformément aux politiques et procédures de l'UNICEF. Évaluer la capacité d'entreposage, y compris les installations, les conditions de l'équipement, la main-d'œuvre et les processus. Proposer des actions correctives au superviseur. Évaluer les nouvelles installations d'entrepôt au besoin. Si nécessaire, mettre en œuvre et organiser de nouvelles installations d'entrepôt qui peuvent inclure l'installation et l'assemblage de structures d'entrepôt temporaires (par exemple Wiik-Halls/Rub Halls).
  • Maintenir des processus appropriés d'entreposage et de gestion des stocks à l'appui de la mise en œuvre du programme de pays. Veiller à ce que des systèmes de comptabilité, de reporting et de contrôle interne précis et complets soient en place et que les enregistrements pertinents soient correctement conservés.
  • Évaluer la disponibilité de l'espace et préparer des plans d'empilement et de stockage pour assurer un stockage approprié et optimiser l'utilisation de l'espace.
  • Superviser la réception des envois et l'expédition des fournitures.
  • Préparer les rapports de stocks. Surveiller l'inventaire pour suivre les tendances et tenir compte de l'état de l'inventaire de la source au bénéficiaire. Effectuer des décomptes physiques réguliers des stocks dans l'entrepôt. Préparer la documentation pour l'élimination des produits par l'intermédiaire du comité du Conseil d'enquête sur la propriété.

Mécanismes de livraison alternatifs et services d'approvisionnement :

  • Soutenir l'évaluation et la collaboration avec les partenaires de mise en œuvre, y compris la société civile, pour l'établissement d'accords de coopération de programme (APC) et le suivi des éléments d'approvisionnement dans le cadre de l'approche harmonisée des transferts monétaires (HACT).
  • Participer à des événements/réunions qui établissent des partenariats et des relations de collaboration avec les organisations des Nations Unies pour soutenir des arrangements d'approvisionnement et de logistique harmonisés et collaboratifs.
  • Faciliter les transactions des services d'approvisionnement (PS) en collaboration avec les sections du programme et la Division des approvisionnements de l'UNICEF (SD). Le cas échéant, soutenir les homologues du CO sur la prévision et l'établissement des coûts des fournitures du canal PS. Surveiller l'émission des bons de commande (PO) et/ou des ordres de transfert de stock de l'entrepôt de Copenhague sur les commandes de vente PS. Assurer le suivi auprès des transitaires de SD et de l'UNICEF, au besoin, de la livraison/expédition en temps voulu des commandes PS. Soutenir les communications et assurer le suivi avec les CO en ce qui concerne les demandes de partenariat et les négociations, au besoin.
  • Tenir à jour des fichiers pour toutes les transactions du Service des achats, y compris un système de suivi des différentes étapes de chaque transaction.
  • Surveiller le pipeline entrant des expéditions PS. Si nécessaire, en fonction de la répartition des responsabilités convenue dans le protocole d'accord (MoU) et l'estimation des coûts (CE), superviser l'arrivée, le dédouanement, le stockage, l'emballage et la distribution dans le pays des produits PS au point de livraison convenu.
  • En collaboration avec les collègues de l'approvisionnement et les sections de programme, identifier les opportunités de renforcement des capacités des homologues gouvernementaux et d'améliorer le processus de la chaîne d'approvisionnement pour le rendre plus efficace.

Autres tâches/responsabilités :

  • Dans les cas où le titulaire a la responsabilité de gestion du personnel GS de niveau inférieur, le titulaire assurera une gestion rapide et efficace des performances du personnel, en fournissant des conseils et des orientations pratiques pour garantir que les objectifs individuels et d'équipe sont atteints.
  • En collaboration avec le superviseur, la division des approvisionnements, le bureau régional et la communauté mondiale des approvisionnements, fournir des informations pour aider à garantir que l'échange de connaissances et l'apprentissage sont prioritaires afin de renforcer en permanence les capacités des individus et de l'équipe. Développer et faciliter la formation des nouveaux arrivants, établir des processus ou des manuels pour soutenir des flux de travail efficaces.

Impact des résultats

L'impact de Supply & Logistic Associates repose sur la contribution à la conception et au développement de services, de systèmes et de processus de livraison améliorés. L'impact affecte directement la qualité et la rapidité de la prestation d'une gamme de différents services spécialisés dont l'unité est responsable. Travaillant avec un degré élevé d'indépendance opérationnelle, les associés sont responsables de l'atteinte des résultats globaux de la prestation de services aux clients.

Leur interface client se concentre sur la gestion des processus de chaîne d'approvisionnement spécialisés et complexes et la prestation de services avec les clients. Ils assurent la liaison avec les clients concernés et les fournisseurs pour résoudre les problèmes liés aux bons de commande, aux contrats, à la livraison et aux paiements. Ces relations sont importantes pour garantir que les normes de service et les délais sont respectés et que les propositions et les actions sont conformes aux politiques et aux règles. Les relations de travail des Associés nécessitent des compétences pour promouvoir la compréhension et l'acceptation des réglementations, règles et procédures et/ou améliorer les services aux clients.

Les contacts externes impliquent la liaison avec des organisations similaires pour la collaboration, la recherche et la collecte de données/informations afin de compiler et d'évaluer les meilleures pratiques. De plus, des contacts externes approfondis avec les fournisseurs sont nécessaires, notamment pour négocier ou clarifier des problèmes ou des processus uniques et complexes. La collaboration avec les partenaires et les gouvernements est également applicable.

Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant, vous aurez…

  • Un diplôme d'études secondaires est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés à la chaîne d'approvisionnement, à l'administration des affaires, au droit des contrats/commercial ou à un autre domaine technique pertinent.
  • Un minimum de 6 ans d'expérience administrative pertinente dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans un contexte commercial est requis. La compréhension du développement et du travail humanitaire est un avantage.
  • Une expérience de travail dans un pays en développement et/ou une connaissance des situations d'urgence est considérée comme un atout.
  • La maîtrise de l'arabe, du français et une maîtrise professionnelle de l'anglais sont requises.

Pour chaque enfant, vous démontrez…
les valeurs de l'UNICEF en matière d'attention, de respect, d'intégrité, de confiance et de responsabilité (CRITA) et les compétences de base en communication, en collaboration avec les gens et en quête de résultats.
Les compétences de l'UNICEF requises pour ce poste sont...
Valeurs fondamentales

  • Soin
  • Respect
  • Intégrité
  • Confiance
  • Responsabilité

Compétences de base

  • Démontre une conscience de soi et une conscience éthique (1)
  • Travaille en collaboration avec les autres (1)
  • Établit et entretient des partenariats (1)
  • Innove et adopte le changement (1)
  • Pense et agit de manière stratégique (1)
  • Conduit à obtenir des résultats percutants (1)
  • Gère l'ambiguïté et la complexité (1)

Compétences fonctionnelles

  • Analyse (2)
  • Apprentissage et recherche (2)
  • Planification et organisation (2)
  • Suivre les instructions et les procédures (2)

Candidature 

Veuillez vous rendre sur ce lien pour postuler 

Plus de détails

Opportunités connexes