L'UNICRI (Institut interrégional de recherche des Nations Unies sur la criminalité et la justice) est une entité des Nations Unies mandatée pour aider les organisations intergouvernementales, gouvernementales et non gouvernementales à formuler et à mettre en œuvre des politiques améliorées dans le domaine de la justice, de la criminalité traditionnelle et émergente et de la gouvernance de la sécurité.

A l'initiative et avec le financement de l'Union européenne, l'initiative des Centres d'excellence en atténuation des risques CBRN (CoE) est en cours de mise en place. Cette initiative vise à développer une politique commune et cohérente d'atténuation des risques CBRN aux niveaux national et régional. La structure du CdE consiste en un réseau de partenaires (organisations et pays locaux, régionaux et internationaux) qui peuvent partager leurs connaissances et leur soutien ou qui ont des défis similaires et des politiques d'atténuation.

Les secrétariats régionaux au sein de ce réseau facilitent le soutien technique aux pays participants dans chaque région pour atteindre leurs objectifs respectifs. Les secrétariats sont composés d'un chef et d'un chef adjoint du secrétariat, d'un coordinateur régional et d'un assistant d'équipe, travaillant en coopération avec les points focaux nationaux et les experts nationaux des pays participants dans les régions.

L'initiative est mise en œuvre et coordonnée conjointement par l'UNICRI et le Centre commun de recherche (CCR) de la Commission européenne (CE), en étroite coordination avec la Direction générale du développement et de la coopération de la CE - EuropeAid (DG DEVCO) et le Service européen pour l'action extérieure (SEAE) .

Cadre organisationnel et rapports hiérarchiques :

L'assistant d'équipe travaillera pour l'UNICRI au sein du secrétariat régional des centres d'excellence CBRN de l'UE pour l'Afrique du Nord et la région du Sahel à Alger, en Algérie. Le titulaire sera sous la supervision directe du chargé de gestion du programme et aidera à la mise en œuvre des activités dans la région de l'Afrique du Nord et du Sahel. Le titulaire travaillera en étroite coordination avec l'unité administrative du siège de l'UNICRI à Turin (Italie).

Devoirs et responsabilités : 

Sous la supervision directe du Chargé de Gestion de Programme, l'Assistant d'Equipe s'acquittera des tâches suivantes :

• Fournir un large éventail de fonctions de soutien de bureau et d'administration ;
• Aider au calcul et à la préparation des estimations de coûts des réunions et événements régulièrement organisés dans la région ;
• Accompagnement dans la préparation des autorisations de voyage pour les participants ; examiner les demandes de remboursement de frais de voyage et la documentation connexe pour vérifier leur exhaustivité, leur exactitude, leur validité et leur conformité aux règles et règlements de l'ONU ;
• Rédiger la communication en français et en anglais sous la supervision du responsable de la gestion du programme ;
• Traduire vers/depuis le français, l'arabe ou l'anglais les documents pertinents et interpréter pendant les réunions sur demande ;
• Sur demande et après consultation avec le superviseur direct, communiquer avec les parties prenantes ;
• Prendre des dispositions logistiques pour les représentants des pays/organisations, les points focaux nationaux, les pays/institutions hôtes, les prestataires de services en ce qui concerne les réunions et événements régulièrement organisés dans la région ;
• Fournir un soutien organisationnel aux activités de sensibilisation et de projet du Secrétariat (qui impliquent des déplacements à l'extérieur du pays );
• Soutenir la préparation de papiers/documents pour l'administration de l'UNICRI et le responsable de la gestion du programme ;
• Préparer les demandes de biens, réparations et services;
• Maintenir des contacts avec les partenaires du projet et l'institution d'accueil pour les aider sur les aspects logistiques ;
• Tenir à jour l'agenda du personnel du Secrétariat régional et le calendrier des activités pertinentes sur le portail privé du CdE ;
• Gérer les problèmes quotidiens liés au bureau de poste (réception, distribution et enregistrement du courrier entrant et sortant);
• Assister le responsable de la gestion du programme dans la gestion des coûts opérationnels généraux du Secrétariat ;
• Assurer la liaison avec les finances et l'administration dans les bureaux de pays du PNUD de la région, le siège de l'UNICRI à Turin et l'institution hôte pour faciliter la coordination et la coopération, y compris la préparation et le suivi des demandes d'organisation d'événements, de paiement, d'achat et de voyage ainsi que d'assistance générale (par ex. du service informatique de l'établissement d'accueil) ;
• Gérer les fournitures de bureau/papeterie (y compris tenir l'inventaire du matériel et du mobilier);
• Inspecter les commandes entrantes pour assurer la présence des articles/matériels facturés, préparer les réquisitions ;
• Maintenir le système de classement des documents de bureau, concevoir et développer des feuilles de calcul et des bases de données à l'aide de diverses plates-formes logicielles, ainsi que des bases de données et une liste d'experts nationaux ;
• Effectuer d'autres tâches sur demande.

Résultats attendus

Livraison efficace d'un large éventail de fonctions de documentation, de soutien logistique et de soutien de bureau sous une supervision modérée. Production précise et en temps opportun d'une gamme de documents, de rapports et d'autres résultats. Application appropriée des politiques, directives, procédures et processus pertinents. Établissement de relations de travail efficaces avec des contacts internes et externes à tous les niveaux, en particulier avec les agents de l'UNICRI au Secrétariat régional des centres d'excellence CBRN de l'UE pour l'Afrique du Nord et la région du Sahel à Alger, et les agents de l'UNICRI au siège de l'UNICRI à Turin (Italie). Soutien actif au fonctionnement du Secrétariat régional CBRN de l'UE à Alger et, d'une manière générale, d'un réseau de partenaires aux niveaux local, régional et international, dans le but de partager leurs connaissances,

Compétences

Professionnalisme :  Approche positive et constructive des objectifs et de l'image du Secrétariat régional et des Nations Unies ; fait preuve de fierté dans son travail et dans ses réalisations; capable de rechercher et d'organiser les données et informations requises; capable de préparer avec précision une gamme de produits, rapports, etc. du Secrétariat ; est motivé par des considérations professionnelles plutôt que personnelles ; démontre la capacité d'exercer un bon jugement dans le contexte des tâches confiées. La connaissance du système des Nations Unies et des procédures administratives est considérée comme un atout.

Planification et organisation :  identifie les activités et les affectations prioritaires ; ajuster les priorités au besoin; alloue suffisamment de temps et de ressources pour terminer le travail et respecter les délais impartis. Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification.

Travail d'équipe : travaille en collaboration avec des collègues et des partenaires pour atteindre les objectifs de l'organisation. Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec des personnes dans un environnement multiculturel et multiethnique avec sensibilité et respect de la diversité. Solliciter la contribution en valorisant véritablement les idées et l'expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres. Place l'agenda de l'équipe avant l'agenda personnel.

Communication : Parle et écrit clairement et efficacement; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et montre de l'intérêt pour une communication bidirectionnelle; le langage, le ton, le style et le format des tailleurs pour correspondre au public ; fait preuve d'ouverture en partageant l'information et en tenant les gens informés.

Responsabilisation : assume toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit des résultats dont on est responsable dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionne dans le respect des règlements et des règles de l'organisation ; soutient les subordonnés, assure la surveillance et assume la responsabilité des affectations déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres défaillances et de celles de l'unité de travail, le cas échéant.

Orientation client : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l'intérieur et à l'extérieur de l'environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des reculs des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.

Sensibilisation à la technologie : se tient au courant de la technologie disponible ; comprend l'applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau ; ac cherche activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; montre la volonté d'apprendre de nouvelles technologies.

Compétences et expérience requises

Éducation : Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent.

Expérience : Un minimum de 4 ans d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine du soutien administratif aux programmes/projets, y compris une expérience dans l'assistance logistique, est requis. Une expérience de travail pertinente avec SAP (UMOJA) ou d'autres systèmes ERP comparables est fortement souhaitable. Une expérience antérieure dans le système commun des Nations Unies ou dans une grande organisation internationale similaire est hautement souhaitable.

Langue : La maîtrise de l'anglais, du français et de l'arabe est requise.

Avertissement

Avis spécial

Le recrutement pour ce poste se fait sur une base locale, que le candidat soit ou non résident du lieu d'affectation.

Ceci est un article de projet. Le pourvoi de ce poste est assujetti à la disponibilité des fonds et la nomination initiale sera pour une période de douze mois. La prolongation du mandat est subordonnée à la prolongation du mandat et/ou à la disponibilité des fonds.

Les membres du personnel sont soumis à l'autorité du Secrétaire général et à ses affectations. Dans ce contexte, tout le personnel est censé évoluer périodiquement vers de nouvelles fonctions au cours de sa carrière conformément aux règles et procédures établies.

Considérations des Nations Unies

L'Organisation des Nations Unies n'impose aucune restriction à l'éligibilité des hommes et des femmes à participer à quelque titre que ce soit et dans des conditions d'égalité à ses organes principaux et subsidiaires. (Charte des Nations Unies - Chapitre 3, article 8). Le Secrétariat des Nations Unies est un environnement non-fumeur.