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GIZ Algérie recrute un(e) assistant(e) administratif(ve)


IRADA 17.05.2021 4350


Contexte et justification

Dans la mise en œuvre des activités du projet GIZ « Implémentation des services de soutien aux TPE/PME dans le domaine de l’efficacité des ressources pour le projet InnoDev – Innovation et Développement pour des TPE/PME » en Algérie par le consortium INTEGRATION/AMBERO/CESI, les services d’un.e assistant.e administratif.tive sont nécessaires. Intitulé du poste : Assistant.e administratif.tive et financier.ère Raison d’être du poste : Assurer la gestion administrative, financière et logistique du contrat auprès du projet et contribuer à optimiser le fonctionnement administratif de l’équipe.

Rattachement hiérarchique

Chef d’équipe INTEGRATION International Management Consulting GmbH au InnoDev, M. Thomas Khatal

Missions principales et activités

Gestion comptable et financière – Gestion budgétaire

  • Veiller à la collecte et au classement des pièces comptables (factures, reçus, état de paiement, liste de participants etc.), ainsi qu’à la régularité et à la validité des pièces ;
  • Assurer les opérations comptables (saisie, classement, suivi) selon les procédures établies par INTEGRATION et en tenant compte des lignes budgétaires disponibles ;
  • Produire mensuellement les états comptables avec les pièces justificatives.
  • Ces états comptables seront soumis au chef d’équipe dans les premiers jours du mois subséquent ;
  • Assurer la gestion de la petite caisse, tenir le livre de banque et s’occuper de toute démarche ou procédure à effectuer dans les banques ou autres institutions financières, y compris le rapprochement bancaire et de la caisse ;
  • Préparer les pièces justificatives pour envoi mensuel (Scan) et trimestriels (originaux) au siège d´INTEGRATION et établir des récapitulatifs pour certaines lignes budgétaires ;
  • Mettre à jour régulièrement le suivi du budget (Tableau Excel) ;
  • Faire les demandes de devis pour l’achat des équipements et des consommables au besoin selon les formulaires et procédures internes et de la GIZ ;
  • Appui dans les procédures d’approbation de la GIZ pour l’achat des équipements et des consommables nécessaires ;
  • S’occuper des paiements nécessaires liés aux bureaux au nom du Consortium ;

Gestion administrative et secrétariat

  • Accueillir et orienter les visiteurs ;
  • Préparer, gérer et suivre les correspondances (lettres d´invitation, lettres administratives, …) ;
  • Assurer la gestion administrative de l’ensemble des évènements du projet (feuilles de présence, feuilles d’évaluation, …)
  • Assurer l’accessibilité, la traçabilité et l’archivage de la documentation relative au projet ;
  • Superviser la gestion du matériel (achats, gestion de stocks, inventaire etc…)

Appui technique aux activités

  • Contribuer à l’organisation des ateliers, des formations et des évènements ;
  • Assurer la logistique des activités du projet (préparation ateliers/ formations/ évènements, préparation des missions, …) ;
  • Soutenir, selon les indications du chef d’équipe, les missions de court terme et veiller aux conditions d’arrivée et de départ des experts court terme (préparation des documents nécessaires, relations avec les agences de voyage, relations avec les hôtels, transports, …) ;
  • Contribuer et veiller à la régularité des procédures de contractualisation des prestations intellectuelles selon les procédures GIZ ;
  • Superviser les activités et tâches relatives au suivi des contrats ;
  • Appui dans la mise en forme des rapports techniques de l’équipe ;
  • Contribuer à la capitalisation des documents, produits, issus des activités du projet ;
  • Réaliser toute autre activité en lien avec ses compétences dans le cadre du projet à la demande du personnel du projet et des responsables d’INTEGRATION.

Lieu de travail :

Pour l’exécution de ses tâches, l’assistant.e sera basé (e) à Alger (Algérie) dans les bureaux du projet situés dans le bâtiment principal de la GIZ.

Des déplacements sont à prévoir dans le cadre des activités du projet, en Wilaya.

Conditions d’accès au poste et exigences requises

Les candidat.e.s devront disposer de :

  • Niveau de qualification : Master Bac +5 minimum ;
  • Langues : Bonnes connaissances de français et arabe ; anglais constitue un atout ;
  • Spécialité : comptabilité, gestion, ... ;

Expérience professionnelle : 2 ans minimum, dans un poste similaire ;

La connaissance des projets de coopération et notamment ceux de la GIZ constitue un atout.

Les candidatures doivent être transmises selon le modèle de CV de la GIZ au plus tard le dimanche 23 mai à 17h à l’adresse email suivante : innodevc1@gmail.com

Cliquez sur le lien suivant pour télécharger le modèle de CV : http://bit.ly/ModeleCVGIZ

 

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