Le Bureau de Pays de l’OIT pour l’Algérie, la Libye, le Maroc, la Mauritanie et la Tunisie cherche à recruter un Assistant(e) Administratif/ve et Financier/e pour le projet régional de coopération au développement appelé « SOLIFEM : Dialogue social pour la formalisation et l'employabilité dans la région du voisinage sud », financé par la Commission européenne (DG-NEAR).

Fonctions et responsabilités essentielles

Le/la titulaire du poste assurera les tâches administratives et financières liées aux interventions du projet en Algérie, ainsi qu’aux interventions régionales du projet. Il/elle assurera également la liaison avec les assistants administratifs et financiers basés dans d'autres sites du projet pour assurer la cohérence des procédures

Tâches administratives

• Effectuer le travail administratif y compris l'interprétation, le maintien des documents officiels et des fichiers, gérer la correspondance du projet (rédaction, envoi, classement) et aider le/la Gestionnaire de Projet à mettre en place un système de classement électronique approprié couvrant l'ensemble du projet ;
• Participer à l'organisation et la préparation des réunions spéciales et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l'organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces réunions, séminaires et / ou ateliers ;
• Rechercher et préparer les documents administratifs pour le superviseur pour une utilisation lors des missions officielles, des réunions spéciales ;
• Préparer la documentation nécessaire pour les contrats de service, les contrats de collaboration extérieure ainsi que des contrats avec les fournisseurs de biens et de services et tout type de contrat exigé par le projet ;
•  Faire les arrangements de voyage, les réservations d'hôtel et préparer les formulaires d'autorisation de voyage et de Security clearance pour le personnel le projet ;
• Prendre charge de la mise en page des extrants du projet, et maintenir – en coordination avec le Gestionnaire de Projet et la chargée de communication du Bureau d’Alger – le site Web du projet ;

Tâches financières

• Préparer les estimations de coûts et les prévisions budgétaires ;
• Fournir un appui en matière de procédure et d’enregistrement pour analyser, documenter, classer, consigner et traiter différentes transactions financières ;
• Préparer et suivre les demandes d’engagement de crédits et de paiements ainsi que les révisions budgétaires ;
•  Calculer et compiler les estimations de coûts et les dépenses budgétaires prévisionnelles et collaborer à l’établissement des états budgétaires du projet, vérifier les allocations budgétaires du projet ; établir les engagements de dépenses et assigner des codes ;
• Classer et archiver les documents financiers du projet et tenir à jour les dossiers et registres administratifs et financiers du projet ;
• Rédiger toute correspondance relevant de la gestion administrative et financière du projet conformément aux procédures régulières du bureau en assurant le suivi

Qualifications requises

• Formation : Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en comptabilité et/ou finances décerné par une école de commerce reconnue ou formation jugée équivalente
• Expérience : Six ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière de projet.
• Langues : Excellente connaissance du français. Bonne connaissance de L’arabe. La connaissance de l’anglais serait un atout.

Aptitudes professionnelles

• Connaissance et expérience des aspects de l'administration financière de projets de coopération en développement complexes ;
• Bonnes compétences de rédaction et d’analyse et bonne maîtrise de l’outil informatique
• Aptitude à traiter les gens avec tact et diplomatie ;
• Aptitude à forger une culture collaborative en encourageant la coopération, en sollicitant l’opinion des autres et en construisant des réseaux vastes et efficaces au sein de l’organisation et à l’extérieur ;
• Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps ;
• Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
• Avoir le sens de responsabilité et le sens du détail ;
• Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité.
• Comportement éthique irréprochable.
• Capacité à travailler efficacement avec une équipe multiculturelle et interdisciplinaire
• Aptitude à raisonner et à faire preuve de discernement.
• Aptitude à travailler sous pression.

Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés mais qui n’ont pas été sélectionnés pour cet emploi vacant pourraient se voir offrir un autre poste au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi.

Processus de recrutement

• Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne.
• Pour se faire, veuillez-vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT  : Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne